Reuniões de Final de Ano
As salas de reunião são muito utilizadas no final do ano, pois neste período as empresas analisam os resultados do ano que passou e se preparam para os desafios que estão por vir. Em sua grande maioria, as empresas fecham seu ano fiscal no mês de dezembro e por isso realizam encontros com os mais variados temas como ‘Workshop de Final de Ano', ‘Encontro de Encerramento' ou ‘Reunião de Resultados', mas que trazem em sua essência o mesmo conteúdo: analisar e avaliar as ações desenvolvidas no ano que passou e projetar as metas e ações para o ano que está por vir. Realizar esse encontro é muito importante para fechar o ciclo do ano que passou, pois analisando as ações que deram certo e errado, se torna mais fácil definir as estratégias do ano que está por vir.
‘As reuniões realizadas ao final do ano são fundamentais para as empresas. Este é um momento oportuno para comemorar as metas alcançadas, e esta comemoração pode acontecer no formato de um dia de lazer com toda a equipe, ou em um jantar. Esta celebração é importante para reconhecer o esforço da equipe em atingir a meta e contribuir para que a motivação e comprometimento continuem no ano que se inicia', destaca o gerente de Recursos Humanos da Artline, Roselito Figueiredo. Na esfera estratégica, os números e ações devem ser analisados com calma, pois com base nos resultados do ano que passou, é possível definir os melhores caminhos a serem tomados para o ano que se inicia. ‘Encontros como este costumam ser prolongados e um pouco cansativos, por isso algumas dicas podem ser muito úteis: faça a agenda dos assuntos que precisam ser abordados; convide os participantes e alinhe o melhor dia e horário; estipule horário para começar e terminar; durante a reunião, seja objetivo e não desvie para assuntos fora da agenda; determine responsáveis e prazos para cada pendência e ao final da reunião, envie uma ata dos assuntos abordados para todos os participantes', finaliza Roselito.
O ambiente contribui diretamente com a produtividade da reunião, por isso, o projeto de uma boa sala de reunião inclui etapas como a escolha de um local estratégico e reservado na empresa. Deve-se avaliar a necessidade de isolamento acústico no local de modo que todos os participantes sejam ouvidos, porém as decisões estratégicas e confidenciais não saiam do local. O isolamento da área através de divisórias com vidro ou persianas devem ser determinadas conforme as necessidades da empresa. Outros pontos importantes a serem observados são as cores do local, para que não sejam muito vibrantes e gerem desconforto após horas no ambiente, e nem muito pastéis e gerem uma sensação de relaxamento nos participantes. A iluminação é um importante fator de atenção, lâmpadas brancas contribuem para manter o clima produtivo. ‘Ambientes muito coloridos ou com muitos objetos decorativos podem desviar a atenção dos participantes. Outro ponto de grande atenção deve a escolha do mobiliário. Cadeiras desconfortáveis, mesas despreparadas acabam por comprometer a produtividade de reuniões prolongadas como as realizadas no final de ano' comenta Luiz Carlos Cechinel, diretor comercial da Artline.
O mobiliário presente no ambiente é fator decisório quanto a produtividade da reunião. ‘Cadeiras confortáveis são fundamentais para estes espaços. É interessante adquirir cadeiras ergonômicas e com certificações de qualidade, orientamos nossos clientes a optarem por cadeiras sem mecanismos de ajuste de altura, de modo que seja mantido um padrão harmônico de altura entre os participantes da reunião, já a escolha do modelo da cadeira, acabamentos em tela ou couro ficam por conta do design do espaço. Quanto a escolha da mesa, é necessário analisar o tamanho e material para que estejam de acordo com a quantidade de pessoas que ocuparão o local. Outro ponto importante é optar por modelos que possuam calhas e soluções para cabeamentos, que possibilite instalar cabos de dados, elétricos ou lógicos, conforme a necessidade de cada empresa, visto que em algumas reuniões, é necessário que os participantes estejam com seus notebooks, e as calhas organizam melhor o cabeamento necessário' completa Luiz Carlos.
