Como realizar Reuniões Produtivas
Nas empresas, as salas de reuniões são importantes espaços onde decisões estratégicas são tomadas. As reuniões acontecem diariamente nas organizações e com os mais variáveis níveis hierárquicos, porém nem todas são realizadas da melhor maneira, o que resulta em interpretações errôneas desta importante ferramenta corporativa. Elas existem para que informações sejam compartilhadas e pendencias resolvidas, porém quando realizadas sem planejamento, resultam em infindáveis debates que não levam a lugar algum.
Alguns encontros costumam ser prolongados e um pouco cansativos, outro fator comum em reuniões corporativas é a perda de foco. Segundo Rodrigo Bissoli, Gestor de Recursos Humanos da Artline, o planejamento da reunião influencia diretamente nos seus resultados. ‘As reuniões são fundamentais no ambiente corporativo e algumas dicas podem deixá-las ainda mais assertivas: faça a agenda dos assuntos que precisam ser abordados; convide os participantes e alinhe o melhor dia e horário; estipule horário para começar e terminar; durante a reunião, seja objetivo e não desvie para assuntos fora da agenda; determine responsáveis e prazos para cada pendência e ao final da reunião, envie uma ata dos assuntos abordados para todos os participantes', destaca Bissoli.
Existem vários outros fatores que influenciam diretamente a produtividade da reunião, como a presença e pontualidade dos participantes, as interferências externas no momento do encontro e especialmente, a ambientação da sala. O ambiente contribui diretamente com a produtividade da reunião, por isso, o projeto de uma boa sala de reunião inclui etapas como a escolha de um local estratégico e reservado na empresa. Deve-se avaliar a necessidade de isolamento acústico no local de modo que todos os participantes sejam ouvidos, porém as decisões estratégicas e confidenciais não saiam do local. O isolamento da área através de divisórias com vidro ou persianas devem ser determinadas conforme as necessidades da empresa.
Outros pontos importantes a serem observados são as cores do local, para que não sejam muito vibrantes e gerem desconforto após horas no ambiente, e nem muito pastéis e gerem uma sensação de relaxamento nos participantes. A iluminação é outro importante fator de atenção, lâmpadas brancas contribuem para manter o clima produtivo. ‘Ambientes com decoração extravagante, muitas cores ou objetos decorativos acabam por desviar a atenção dos participantes. Os móveis são fundamentais nesse ambiente, pois cadeiras desconfortáveis e mesas despreparadas acabam por comprometer a produtividade das reuniões' destaca a Supervisora Comercial da Artline Aracaju, Milena Barbosa.
O mobiliário presente no ambiente é fator decisório quanto a produtividade da reunião. O interessante é adquirir cadeiras ergonômicas e com certificações de qualidade. Os clientes da Artline encontram os mais variados modelos para ambientar esse espaço. Outro fator de atenção para as cadeiras do ambiente é optar por modelos sem mecanismos de ajuste de altura, de modo que seja mantido um padrão harmônico de altura entre os participantes da reunião, já a escolha do modelo da cadeira, acabamentos em tela ou couro ficam por conta do design do espaço. Quanto a escolha da mesa, é necessário analisar o tamanho e material para que estejam de acordo com a quantidade de pessoas que ocuparão o local.
As reuniões também podem ser realizadas através de videoconferência, tecnologia que tem otimizado o tempo e os resultados das empresas. ‘Algumas reuniões são realizadas com pessoas que se encontram em diferentes cidades, outras exigem que os participantes estejam com seus computadores. Uma dica na hora de adquirir uma mesa de reunião é escolher um modelo com calhas e soluções para cabeamentos, que possibilite instalar cabos de dados, elétricos ou lógicos, conforme a necessidade de cada empresa. Destaco que a Artline possui uma competente equipe comercial que presta uma verdadeira consultoria a nossos clientes, direcionando quanto a melhor maneira de ambientar a sala de reunião' finaliza Milena.
